نمایشگاه، ایونت و رویداد؛ از بازدید نمایشگاه تا برگزاری یک رویداد حرفه ای
نمایشگاه فقط غرفه نیست. با نقش ایونت و رویداد در نمایشگاهها آشنا شوید؛ از بازدید و رویدادهای جانبی تا ثبتنام، بلیت و مدیریت نمایشگاه.
نمایشگاهها همیشه فقط مجموعهای از غرفهها نبودهاند. امروز یک نمایشگاه موفق میتواند ترکیبی از کسبوکار، آموزش، ارتباط، سرگرمی، تکنولوژی و تجربههای تازه باشد. به همین دلیل، مفاهیمی مثل ایونت، رویداد و نمایشگاه بیش از گذشته به یکدیگر نزدیک شدهاند.
ممکن است شما برای بازدید از یک نمایشگاه بروید و در همان فضا در یک نشست تخصصی شرکت کنید. شاید یک کارگاه آموزشی برگزار شود، یک سخنران روی صحنه برود یا یک برند تجربهای متفاوت برای مخاطبان خود طراحی کند.
در چنین شرایطی، نمایشگاه دیگر فقط یک محل برای بازدید نیست؛ بلکه میتواند به یک ایونت بزرگ و چندلایه تبدیل شود.
از طرف دیگر، برگزاری یک نمایشگاه نیز نیازمند مدیریت دقیق است. ثبتنام بازدیدکنندگان، فروش بلیت در صورت نیاز، مدیریت مهمانان، معرفی برنامهها و کنترل ورود، همگی بخشی از تجربه یک رویداد نمایشگاهی هستند.
اینجاست که پلتفرمهایی مانند ایونتی میتوانند در مسیر ساخت و مدیریت رویدادها نقش داشته باشند؛ از ایجاد صفحه رویداد و معرفی آن گرفته تا ثبتنام، فروش بلیت و مدیریت شرکتکنندگان.
اما واقعاً رابطه بین ایونت، رویداد و نمایشگاه چیست؟ چرا نمایشگاههای امروز بیشتر از گذشته به تجربههای رویدادی نیاز دارند؟
نمایشگاه دیگر فقط محل بازدید از غرفهها نیست؛ مخاطب امروز به دنبال تجربهای کاملتر از یک رویداد نمایشگاهی است
سالها پیش، بسیاری از افراد با یک هدف مشخص وارد نمایشگاه میشدند.
دیدن محصولات.
آشنایی با شرکتها.
صحبت با فروشندگان.
و شاید خرید.
اما رفتار مخاطب تغییر کرده است.
امروز بازدیدکننده فقط نمیخواهد چیزی ببیند. او دوست دارد چیزی تجربه کند.
برای همین، نمایشگاههای جذاب معمولاً تلاش میکنند علاوه بر فضای غرفهها، بخشهای دیگری نیز داشته باشند.
مثل:
نشست تخصصی
سخنرانی
کارگاه آموزشی
اجرای زنده
معرفی محصول
تجربه تعاملی
برنامههای جانبی
جلسات شبکهسازی
همین برنامهها باعث میشوند نمایشگاه از یک فضای صرفاً تجاری فاصله بگیرد و به یک رویداد بزرگتر تبدیل شود.
در واقع، یک نمایشگاه موفق میتواند مجموعهای از چندین ایونت و رویداد کوچک و بزرگ باشد.
ایونت و نمایشگاه چه ارتباطی با هم دارند و چرا مرز میان این دو مفهوم هر روز کمتر میشود؟
ایونت یا رویداد معمولاً یک برنامه با هدف مشخص است که گروهی از افراد در آن حضور پیدا میکنند.
نمایشگاه نیز میتواند چنین ویژگیهایی داشته باشد.
اما تفاوت مهم این است که نمایشگاه معمولاً ساختار گستردهتری دارد.
ممکن است:
دهها غرفه داشته باشد.
صدها بازدیدکننده داشته باشد.
چندین برند در آن حضور داشته باشند.
و برنامههای مختلفی بهطور همزمان برگزار شوند.
اما اگر کمی دقیقتر نگاه کنیم، میبینیم که هر نمایشگاه خودش یک رویداد بزرگ است.
و داخل آن ممکن است دهها رویداد دیگر وجود داشته باشد.
مثلاً:
یک نمایشگاه فناوری برگزار میشود.
در کنار غرفهها:
یک پنل تخصصی برگزار میشود.
یک کارگاه آموزشی اجرا میشود.
یک محصول جدید معرفی میشود.
یک سخنران صحبت میکند.
و بازدیدکنندگان در یک فضای شبکهسازی با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند.
بنابراین، نمایشگاه و ایونت لزوماً دو مفهوم جدا نیستند.
یک نمایشگاه میتواند یک رویداد باشد.
و یک ایونت میتواند بخشی از یک نمایشگاه باشد.
رویدادهای نمایشگاهی چگونه باعث میشوند مخاطب زمان بیشتری در نمایشگاه بماند و تجربه عمیقتری داشته باشد؟
فرض کنید وارد یک نمایشگاه شدهاید.
چند غرفه را میبینید.
اطلاعاتی دریافت میکنید.
و بعد از یک ساعت تصمیم میگیرید برگردید.
حالا تصور کنید همان نمایشگاه یک برنامه کامل دارد.
ساعت ۱۰ یک سخنرانی.
ساعت ۱۲ یک پنل تخصصی.
بعدازظهر یک کارگاه.
و در پایان روز یک برنامه جذاب دیگر.
در این شرایط، مخاطب فقط برای دیدن غرفهها نیامده است.
او برای شرکت در یک تجربه کامل آمده است.
این موضوع میتواند زمان حضور بازدیدکننده را افزایش دهد.
همچنین باعث میشود مخاطب ارتباط بیشتری با نمایشگاه و برندهای حاضر برقرار کند.
به همین دلیل، برنامهریزی برای ایونتهای جانبی نمایشگاه اهمیت زیادی پیدا کرده است.
انواع ایونت و رویدادی که میتوان در کنار یک نمایشگاه برگزار کرد
نمایشگاهها میتوانند میزبان برنامههای بسیار متفاوتی باشند.
نوع رویداد به موضوع نمایشگاه، مخاطب و اهداف برگزارکننده بستگی دارد.
نشست و پنل تخصصی
یکی از رایجترین برنامهها، برگزاری نشستهای تخصصی است.
چند متخصص درباره یک موضوع صحبت میکنند.
تجربههای خود را به اشتراک میگذارند.
و مخاطبان میتوانند با دیدگاههای مختلف آشنا شوند.
این نوع رویداد برای نمایشگاههای:
فناوری
کسبوکار
صنعت
پزشکی
گردشگری
بسیار کاربردی است.
ورکشاپ و کارگاه آموزشی؛ وقتی نمایشگاه فقط محل دیدن نیست و به فضایی برای یادگیری تبدیل میشود
یکی از بهترین راهها برای افزایش ارزش یک نمایشگاه، اضافه کردن بخش آموزشی است.
یک ورکشاپ میتواند به مخاطب کمک کند چیزی یاد بگیرد.
این موضوع باعث میشود بازدیدکننده فقط یک مشاهدهکننده نباشد.
بلکه در تجربه نمایشگاه مشارکت کند.
مثلاً در یک نمایشگاه هنری:
یک کارگاه عملی برگزار شود.
در یک نمایشگاه فناوری:
یک آموزش تخصصی ارائه شود.
در یک نمایشگاه کسبوکار:
یک کارگاه بازاریابی یا فروش برگزار شود.
معرفی محصول؛ یک ایونت کوچک که میتواند توجه صدها بازدیدکننده را به خود جلب کند
برندها همیشه دوست دارند محصول جدیدشان دیده شود.
اما فقط قرار دادن یک محصول داخل غرفه کافی نیست.
گاهی معرفی محصول میتواند خودش تبدیل به یک ایونت شود.
با:
اجرای زنده
معرفی رسمی
سخنرانی
نمایش محصول
تعامل با مخاطب
یک معرفی محصول جذاب میتواند بازدیدکنندگان بیشتری را به سمت برند جذب کند.
رویدادهای شبکهسازی؛ جایی که مهمترین اتفاق نمایشگاه ممکن است خارج از غرفهها رخ دهد
گاهی مهمترین اتفاق یک نمایشگاه، چیزی نیست که روی صحنه اتفاق میافتد.
ممکن است در یک گفتوگوی کوتاه شکل بگیرد.
دو نفر با یکدیگر آشنا میشوند.
درباره کسبوکارشان صحبت میکنند.
شماره تماس ردوبدل میکنند.
و یک همکاری جدید شکل میگیرد.
به همین دلیل رویدادهای شبکهسازی میتوانند بخش مهمی از نمایشگاههای تخصصی باشند.
یک نمایشگاه فقط محل نمایش محصولات نیست.
میتواند محل ساختن ارتباط باشد.
چرا طراحی تجربه بازدیدکننده در نمایشگاه به اندازه طراحی غرفهها اهمیت دارد؟
برگزارکننده نمایشگاه معمولاً درباره موارد زیادی فکر میکند.
محل برگزاری.
غرفهها.
برندهای حاضر.
تبلیغات.
تجهیزات.
اما یک سؤال مهم نیز وجود دارد:
بازدیدکننده از لحظه ورود تا خروج چه تجربهای خواهد داشت؟
این سؤال بسیار مهم است.
چون مخاطب نمایشگاه را فقط با دیدن یک غرفه قضاوت نمیکند.
کل تجربه در ذهن او باقی میماند.
از لحظهای که:
ثبتنام میکند.
بلیت میگیرد.
وارد محل میشود.
مسیر خود را پیدا میکند.
در برنامهها شرکت میکند.
و در نهایت نمایشگاه را ترک میکند.
تمام این مراحل بخشی از تجربه رویداد هستند.
ثبتنام و فروش بلیت نمایشگاه؛ اولین بخش از تجربهای که مخاطب قبل از رسیدن به محل رویداد شروع میکند
تجربه بازدیدکننده از زمانی که وارد نمایشگاه میشود شروع نمیشود.
خیلی زودتر آغاز میشود.
وقتی کاربر درباره نمایشگاه جستوجو میکند.
اطلاعات آن را میبیند.
و تصمیم میگیرد شرکت کند.
اگر نمایشگاه نیاز به ثبتنام داشته باشد، فرآیند ثبتنام اهمیت پیدا میکند.
اگر فروش بلیت داشته باشد، مسیر خرید باید مشخص و ساده باشد.
کاربر باید بتواند بهراحتی متوجه شود:
نمایشگاه چیست؟
چه زمانی برگزار میشود؟
کجا برگزار میشود؟
چه کسانی میتوانند شرکت کنند؟
آیا نیاز به ثبتنام دارد؟
بلیت چگونه تهیه میشود؟
یک صفحه کامل و واضح میتواند بسیاری از سؤالهای مخاطب را قبل از حضور پاسخ دهد.
مدیریت بازدیدکنندگان و مهمانان در یک نمایشگاه بزرگ چگونه میتواند تجربه یک رویداد حرفهای را شکل دهد؟
هرچه تعداد شرکتکنندگان بیشتر شود، مدیریت آنها اهمیت بیشتری پیدا میکند.
یک نمایشگاه کوچک ممکن است چند صد بازدیدکننده داشته باشد.
اما برخی نمایشگاهها با تعداد بسیار بیشتری از مخاطبان روبهرو هستند.
در چنین شرایطی، مدیریت اطلاعات شرکتکنندگان اهمیت زیادی پیدا میکند.
برگزارکننده باید بتواند فرآیندها را تا حد امکان منظم پیش ببرد.
از جمله:
ثبتنام
بررسی اطلاعات
مدیریت ورود
کنترل حضور
مدیریت مهمانان
اینجاست که ابزارهای مدیریت رویداد میتوانند نقش مهمی داشته باشند.
چک این در نمایشگاه چیست و چرا مدیریت ورود بازدیدکنندگان یکی از مهمترین لحظههای تجربه رویداد است؟
اولین برخورد واقعی مخاطب با نمایشگاه معمولاً در ورودی اتفاق میافتد.
اگر مخاطب:
سردرگم شود.
مدت زیادی در صف بماند.
اطلاعاتش پیدا نشود.
یا مسیر ورود مشخص نباشد.
تجربه او ممکن است از همان ابتدا تحت تأثیر قرار بگیرد.
به همین دلیل، چک این و مدیریت ورود شرکتکنندگان اهمیت زیادی دارد.
در یک رویداد حرفهای، برگزارکننده تلاش میکند فرآیند ورود تا حد امکان منظم باشد.
ایونتی نیز میتواند برای برگزارکنندگان در بخشهایی مانند مدیریت شرکتکنندگان و فرآیند چک این، بخشی از زیرساخت مدیریت رویداد باشد.
از یک نمایشگاه کوچک تا یک رویداد بزرگ؛ چرا اندازه نمایشگاه به تنهایی تعیینکننده موفقیت آن نیست؟
بزرگ بودن همیشه به معنی موفق بودن نیست.
یک نمایشگاه ممکن است بسیار بزرگ باشد.
غرفههای زیادی داشته باشد.
اما مخاطب تجربه خوبی نداشته باشد.
از طرف دیگر، یک نمایشگاه کوچکتر ممکن است:
هدف مشخصی داشته باشد.
مخاطبان دقیقی را جذب کند.
برنامههای جانبی خوبی داشته باشد.
و ارتباط مؤثری بین بازدیدکنندگان و کسبوکارها ایجاد کند.
موفقیت یک رویداد فقط به تعداد افراد بستگی ندارد.
گاهی کیفیت تجربه مهمتر از تعداد است.
برگزاری نمایشگاه چگونه از یک ایده شروع میشود و به یک ایونت یا رویداد بزرگ تبدیل میشود؟
هر نمایشگاه از یک سؤال شروع میشود.
چه چیزی را میخواهیم دور هم جمع کنیم؟
ممکن است:
برندها.
هنرمندان.
تولیدکنندگان.
استارتاپها.
فعالان یک صنعت.
یا علاقهمندان یک حوزه.
وقتی موضوع مشخص شد، مسیر طراحی رویداد شروع میشود.
هدف نمایشگاه را مشخص کنید
اول باید بدانید چرا این نمایشگاه برگزار میشود.
هدف ممکن است:
معرفی یک صنعت
ایجاد فرصت فروش
معرفی محصولات
شبکهسازی
آموزش
ساخت ارتباط بین کسبوکارها
باشد.
هدف نمایشگاه را مشخص کنید
اول باید بدانید چرا این نمایشگاه برگزار میشود.
هدف ممکن است:
معرفی یک صنعت
ایجاد فرصت فروش
معرفی محصولات
شبکهسازی
آموزش
ساخت ارتباط بین کسبوکارها
باشد.
برنامههای جانبی را طراحی کنید
یک نمایشگاه بدون برنامه جانبی ممکن است برای بخشی از مخاطبان جذابیت کمتری داشته باشد.
باید بررسی کنید:
چه رویدادهایی میتوانند به نمایشگاه اضافه شوند؟
مثلاً:
سخنرانی
پنل
ورکشاپ
مسابقه
معرفی محصول
Networking
ایونتی و مدیریت رویدادهای نمایشگاهی؛ از ساخت صفحه نمایشگاه تا ثبتنام و مدیریت شرکتکنندگان
برگزاری یک نمایشگاه میتواند فرآیند پیچیدهای داشته باشد.
مخاطبان باید اطلاعات نمایشگاه را پیدا کنند.
در صورت نیاز ثبتنام کنند.
بلیت تهیه کنند.
و در روز برگزاری وارد محل شوند.
از طرف دیگر، برگزارکننده باید بتواند اطلاعات رویداد و شرکتکنندگان را مدیریت کند.
اینجاست که یک پلتفرم مدیریت رویداد میتواند مفید باشد.
ایونتی میتواند به برگزارکنندگان کمک کند تا بخشهایی از مسیر مدیریت رویداد را در یک فضای منظمتر دنبال کنند.
از جمله:
ساخت صفحه رویداد یا نمایشگاه
اطلاعات اصلی نمایشگاه میتواند در یک صفحه مشخص قرار بگیرد.
معرفی و دیدهشدن نمایشگاه
یک نمایشگاه باید توسط مخاطبان مناسب پیدا شود.
معرفی درست رویداد میتواند نقش مهمی در دیده شدن آن داشته باشد.
ثبتنام آنلاین
مدیریت ثبتنام آنلاین میتواند اطلاعات شرکتکنندگان را منظمتر کند.
فروش بلیت
در رویدادها و نمایشگاههایی که نیاز به بلیت دارند، فرآیند فروش بلیت بخش مهمی از تجربه مخاطب است.
مدیریت شرکتکنندگان
برگزارکننده میتواند برای مدیریت بهتر اطلاعات و حضور شرکتکنندگان برنامهریزی کند.
چک این و مدیریت ورود
کنترل ورود یکی از مراحل مهم روز برگزاری است.
مدیریت درست این بخش میتواند تجربه بهتری برای بازدیدکنندگان ایجاد کند.
چرا نمایشگاهها میتوانند یکی از بهترین فرصتها برای ساخت یک جامعه و ارتباط بلندمدت با مخاطبان باشند؟
نمایشگاه تمام میشود.
غرفهها جمع میشوند.
بازدیدکنندگان به خانه برمیگردند.
اما آیا ارتباط باید همانجا تمام شود؟
نه لزوماً.
یک رویداد خوب میتواند شروع ارتباطهای بعدی باشد.
برندها میتوانند:
بازخورد دریافت کنند.
برای رویدادهای بعدی برنامهریزی کنند.
و تجربه خود را بهتر کنند.
برگزارکنندگان نیز میتوانند از تجربه هر نمایشگاه برای طراحی برنامه بعدی استفاده کنند.
به همین دلیل:
هر رویداد فقط یک اجرا نیست؛ میتواند شروع رویداد بعدی باشد.
اگر به نمایشگاه علاقه دارید، فقط بازدیدکننده نباشید؛ رویدادهای جانبی را تجربه کنید و ارتباط بسازید
وقتی به یک نمایشگاه میروید، فقط از کنار غرفهها عبور نکنید.
بررسی کنید:
آیا کارگاهی برگزار میشود؟
آیا سخنرانی وجود دارد؟
آیا پنل تخصصی برگزار میشود؟
آیا برنامه شبکهسازی وجود دارد؟
گاهی ارزشمندترین بخش نمایشگاه همان برنامهای است که ابتدا برای آن برنامهریزی نکرده بودید.
نمایشگاه، ایونت و رویداد؛ سه مفهوم متفاوت با یک هدف مشترک، ساختن یک تجربه برای آدمها
در نهایت، نمایشگاه بدون مخاطب معنای زیادی ندارد.
یک رویداد بدون شرکتکننده کامل نمیشود.
و یک ایونت بدون تجربه، ممکن است خیلی زود فراموش شود.
هر سه مفهوم یک نقطه مشترک دارند:
آدمها را دور یک موضوع، تجربه یا هدف جمع میکنند.
یک نمایشگاه میتواند مردم را با یک صنعت آشنا کند.
یک رویداد میتواند چیزی به آنها آموزش دهد.
یک ایونت میتواند تجربهای متفاوت برایشان بسازد.
وقتی این سه مفهوم با یکدیگر ترکیب شوند، نتیجه میتواند بسیار جذابتر باشد.
جمعبندی؛ نمایشگاه موفق فقط دیده نمیشود، بلکه تجربه میشود
نمایشگاههای امروز میتوانند چیزی فراتر از مجموعهای از غرفهها باشند.
آنها میتوانند:
یک محل برای یادگیری باشند.
یک فرصت برای شبکهسازی باشند.
یک تجربه سرگرمکننده باشند.
و یک ایونت بزرگ باشند که چندین رویداد کوچک را در خود جای داده است.
ترکیب درست نمایشگاه، ایونت و رویداد میتواند تجربهای بسازد که مخاطب فقط آن را نبیند، بلکه آن را به خاطر بسپارد.
اگر بازدیدکننده هستید، نمایشگاهها را فقط برای دیدن غرفهها دنبال نکنید.
رویدادهای جانبی را هم کشف کنید.
و اگر برگزارکننده هستید، به تجربه مخاطب از ابتدا تا انتهای مسیر فکر کنید.
از لحظهای که اطلاعات نمایشگاه را پیدا میکند.
تا ثبتنام.
خرید بلیت.
ورود.
حضور در برنامهها.
و خروج از نمایشگاه.
همه این مراحل بخشی از یک تجربه هستند.
رویدادتان را بسازید؛ بگذارید علاقهمندان پیدایتان کنند.
با ایونتی، ایونتها، رویدادها و تجربههای جدید را کشف کنید و برای ساختن رویداد بعدی خود آماده شوید.