ایونتی؛ از صفر تا صد مسیر برگزاری ایونت، رویداد و دورهمی

هر ایونت از یک ایده شروع می‌شود؛ اما برای اینکه آن ایده به یک رویداد واقعی و موفق تبدیل شود، فقط داشتن یک موضوع جذاب کافی نیست.

انتخاب مخاطب، طراحی تجربه، معرفی رویداد، ثبت‌نام، فروش بلیت، مدیریت شرکت‌کنندگان، ارتباط با مخاطب و در نهایت بررسی نتیجه رویداد، همگی بخشی از مسیری هستند که برگزارکننده باید طی کند.

ایونتی در همین مسیر شکل گرفته است؛ یک پلتفرم هوشمند برای مدیریت و معرفی رویداد که می‌تواند از مرحله معرفی و ساخت صفحه رویداد تا ثبت‌نام، فروش بلیت، مدیریت شرکت‌کنندگان و ورود به رویداد، در کنار برگزارکنندگان باشد.

اما وقتی درباره رویدادهای معروف ایران صحبت می‌کنیم، چه نمونه‌هایی بیشتر از بقیه به چشم می‌آیند؟

از تدکس تهران که حول ایده و سخنرانی شکل گرفته، تا گارنت با رویدادهای فرهنگی، آموزشی و گفت‌وگومحور، الکامپ در حوزه فناوری، ایران اکسپو در فضای تجاری و صادراتی و اینوتکس در اکوسیستم نوآوری، هرکدام مدل متفاوتی از برگزاری ایونت را نشان می‌دهند.

در این مقاله سراغ تعدادی از شناخته‌شده‌ترین نمونه‌ها می‌رویم و بررسی می‌کنیم که چه چیزی آن‌ها را به رویدادهایی قابل توجه تبدیل کرده است.

رویدادهایی که ایده را به تجربه تبدیل می‌کنند

تدکس تهران؛ وقتی یک ایده می‌تواند محور یک ایونت باشد

وقتی صحبت از ایونت‌های معروف ایران می‌شود، TEDxTehran یکی از نمونه‌هایی است که نمی‌توان به‌سادگی از کنار آن گذشت.

TEDxTehran یک مجموعه رویداد محلی و مستقل است که تحت مجوز TED برگزار می‌شود و هدف آن گردهم آوردن افراد برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و داستان‌هایشان است. در این رویدادها سخنرانان زنده و محتوای TED در کنار هم قرار می‌گیرند تا زمینه‌ای برای گفت‌وگو و ارتباط ایجاد شود.

نکته جالب درباره TEDx فقط حضور سخنرانان نیست.

ایده، هویت و تجربه مخاطب از ابتدا تا انتهای رویداد اهمیت دارد.

حتی در چارچوب TEDxTehran نیز روی ایجاد تعادل میان حوزه‌هایی مانند فناوری، سرگرمی و طراحی و انعکاس این نگاه در بخش‌هایی مثل طراحی صحنه و فعالیت‌های شبکه‌سازی تأکید شده است.

چرا تدکس یک نمونه مهم برای برگزارکنندگان ایونت است؟

چون نشان می‌دهد یک رویداد می‌تواند حول یک مفهوم مشخص ساخته شود.

مخاطب فقط برای «حضور در یک سالن» نمی‌آید؛ برای شنیدن ایده‌ها، دیدن سخنرانان، تجربه فضا و ارتباط با دیگران حضور پیدا می‌کند.

این مدل برای بسیاری از برگزارکنندگان قابل توجه است:

موضوع مشخص + مخاطب مشخص + هویت رویداد + تجربه منسجم

همین چهار عنصر می‌توانند یک ایونت معمولی را از یک برنامه پراکنده جدا کنند.

تدکس فقط یک سخنرانی نیست؛ یک کامیونیتی است

یکی از نکات جالب در ساختار TEDx، وجود رویدادهایی مانند TEDxSalon است که در مقیاس کوچک‌تر برگزار می‌شوند و به تداوم ارتباط جامعه TEDx کمک می‌کنند. خود TEDxTehran نیز Salon را به‌عنوان رویدادهای کوچک‌تر و منظم برای ادامه گفت‌وگو در جامعه معرفی می‌کند.

این موضوع برای برگزارکنندگان یک درس مهم دارد:

لازم نیست هر بار یک کنفرانس بزرگ برگزار کنید.

گاهی یک دورهمی کوچک، نشست تخصصی یا ایونت ماهانه می‌تواند ارتباط میان اعضای یک جامعه را حفظ کند.

به همین دلیل، مفهوم «رویداد» فقط به همایش‌های بزرگ محدود نیست.

یک دورهمی ۳۰ نفره هم می‌تواند اگر هدف، مخاطب و تجربه مشخصی داشته باشد، یک ایونت ارزشمند باشد.

گارنت؛ ترکیب آگاهی، فرهنگ، هنر و گفت‌وگو

گارنت نمونه متفاوتی از یک پلتفرم و مجموعه فعال در حوزه محتوا، آموزش و رویداد است.

در رویدادهای گارنت، موضوعاتی از جنس فرهنگ، هنر، یادگیری و گفت‌وگو دیده می‌شود. برای نمونه، «جسارت زیستن» با حضور چهره‌هایی از حوزه فرهنگ و هنر برگزار شده و به‌صورت حضوری و آنلاین ارائه شده است.

رویدادهای گارنت فقط به یک قالب ثابت محدود نیستند. برای نمونه، «آدرس» با تمرکز بر مسیرهای شغلی و تحصیلی حوزه هوش مصنوعی، مخاطبانی از دانشجویان و علاقه‌مندان فناوری تا فعالان حوزه‌های مرتبط را هدف قرار داده بود.

این تنوع نشان می‌دهد که یک برند رویدادی می‌تواند چند نوع مخاطب و چند نوع ایونت داشته باشد، بدون اینکه هویت اصلی خود را از دست بدهد.

از گارنت چه چیزی می‌توان یاد گرفت؟

گاهی یک رویداد با یک سؤال ساده شروع می‌شود:

«درباره چه چیزی ارزش دارد که آدم‌ها دور هم جمع شوند؟»

وقتی پاسخ مشخص باشد، می‌توان فرمت مناسب را انتخاب کرد؛

• نشست

• گفت‌وگو

• ورکشاپ

• دورهمی

• رویداد آنلاین

• رویداد حضوری

• برنامه ترکیبی

این نگاه برای برگزارکننده‌هایی که هنوز نمی‌دانند چه نوع ایونتی برگزار کنند، اهمیت زیادی دارد.

رویدادهایی که صنعت و کسب‌وکار را دور هم جمع می‌کنند

الکامپ؛ وقتی نمایشگاه به یک رویداد بزرگ فناوری تبدیل می‌شود

اگر دنبال نمونه‌ای از یک رویداد بزرگ تخصصی و تجاری در ایران باشیم، الکامپ یکی از نام‌های مهم است.

نمایشگاه بین‌المللی الکترونیک، کامپیوتر و تجارت الکترونیک یا الکامپ سال‌هاست فعالان حوزه فناوری اطلاعات، شرکت‌ها، متخصصان و علاقه‌مندان را گرد هم می‌آورد.

در الکامپ ۱۴۰۵، بیست‌ونهمین دوره نمایشگاه با حضور شرکت‌های فعال در حوزه‌هایی مانند فناوری اطلاعات و ارتباطات، هوش مصنوعی، امنیت سایبری، نرم‌افزار، سخت‌افزار و خدمات دیجیتال برگزار شد. همچنین برنامه‌های جانبی مانند پنل‌ها، نشست‌ها و رویدادهای تخصصی نیز در کنار نمایشگاه قرار داشتند.

این دقیقاً همان جایی است که تفاوت میان نمایشگاه و یک رویداد جامع‌تر مشخص می‌شود.

در یک نمایشگاه ممکن است غرفه‌ها بخش اصلی باشند؛ اما وقتی پنل، کارگاه، گفت‌وگو، شبکه‌سازی و برنامه‌های جانبی به آن اضافه می‌شوند، تجربه مخاطب گسترده‌تر می‌شود.

چرا الکامپ برای صنعت ایونت مهم است؟

چون نشان می‌دهد یک رویداد بزرگ می‌تواند چند تجربه را هم‌زمان کنار هم قرار دهد:

نمایش محصول + ارتباط تجاری + آموزش + گفت‌وگو + شبکه‌سازی

در دوره بیست‌ونهم الکامپ نیز علاوه بر بخش نمایشگاهی، ده‌ها برنامه و رویداد تخصصی در نظر گرفته شده بود و موضوعاتی مانند هوش مصنوعی، امنیت دیجیتال و اقتصاد دیجیتال در مرکز توجه قرار داشتند.

ایران اکسپو؛ رویدادهایی با هدف ارتباط تجاری

ایران اکسپو را می‌توان در دسته رویدادهای بزرگ تجاری و نمایشگاهی قرار داد؛ رویدادهایی که در آن‌ها ارتباط میان شرکت‌ها، محصولات، بازارها و فعالان اقتصادی اهمیت زیادی دارد.

در چنین رویدادی، مخاطب فقط برای تماشای یک برنامه نمی‌آید.

او ممکن است به دنبال:

• پیدا کردن شریک تجاری

• آشنایی با محصولات

• مذاکره

• توسعه بازار

• ارتباط با شرکت‌ها

• شناخت ظرفیت‌های جدید

باشد.

همین موضوع، ماهیت چنین رویدادهایی را با یک دورهمی فرهنگی یا یک ورکشاپ آموزشی متفاوت می‌کند.

در رویدادهای تجاری، تجربه مخاطب یعنی چه؟

در یک رویداد B2B تجربه مخاطب فقط صندلی خوب و پذیرایی مناسب نیست.

مخاطب باید بتواند آدم مناسب را پیدا کند.

اطلاعات شرکت‌ها را ببیند.

در جلسات شرکت کند.

غرفه‌ها را پیدا کند.

برنامه رویداد را بداند.

و در نهایت ارتباطی شکل دهد که بعد از پایان رویداد هم ادامه پیدا کند.

اینجاست که مدیریت درست اطلاعات و شرکت‌کنندگان اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

اینوتکس؛ جایی که نوآوری و شبکه‌سازی به هم می‌رسند

اینوتکس (INOTEX) نیز از رویدادهای شناخته‌شده اکوسیستم فناوری و نوآوری ایران است.

این نوع رویدادها فقط محلی برای معرفی محصول نیستند؛ بلکه شبکه‌ای از استارتاپ‌ها، شرکت‌های فناور، سرمایه‌گذاران، متخصصان و علاقه‌مندان فناوری را کنار هم قرار می‌دهند.

از نگاه یک برگزارکننده ایونت، این مدل جذاب است؛ چون مخاطب فقط تماشاگر نیست.

او ممکن است:

ببیند، سؤال بپرسد، مذاکره کند، شبکه‌سازی کند و همکاری بسازد.

به همین دلیل، هرچه یک رویداد تخصصی‌تر می‌شود، طراحی مسیر تعامل مخاطب نیز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

نمایشگاه کتاب؛ یک رویداد فرهنگی با مخاطبان گسترده

وقتی درباره رویدادهای معروف ایران حرف می‌زنیم، نباید همه نمونه‌ها را در حوزه فناوری و کسب‌وکار جست‌وجو کنیم.

نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران نمونه‌ای از یک رویداد فرهنگی بزرگ است که گروه‌های مختلفی از مخاطبان را به خود جذب می‌کند.

اینجا نیز فقط «غرفه و فروش کتاب» مطرح نیست.

جلسات، برنامه‌های فرهنگی، دیدارها، معرفی آثار و تعامل میان مخاطبان و فعالان حوزه نشر می‌توانند بخشی از تجربه رویداد باشند.

این نمونه نشان می‌دهد که حتی یک حوزه سنتی مثل کتاب نیز می‌تواند یک اکوسیستم رویدادی داشته باشد.

از یک رویداد معروف چه چیزی برای ایونت خودمان یاد بگیریم؟

رویدادهای معروف ایران چه وجه مشترکی دارند؟

اگر TEDx، گارنت، الکامپ، ایران اکسپو، اینوتکس و نمایشگاه‌های فرهنگی را کنار هم بگذاریم، متوجه می‌شویم که هیچ‌کدام دقیقاً شبیه دیگری نیستند.

اما چند ویژگی مشترک دارند.

۱. مخاطب خودشان را می‌شناسند

TEDx برای علاقه‌مندان ایده و گفت‌وگو جذاب است.

الکامپ مخاطب فناوری و اقتصاد دیجیتال دارد.

رویدادهای گارنت بسته به موضوع، مخاطبان فرهنگی، هنری، آموزشی یا تخصصی را هدف می‌گیرند.

رویدادهای تجاری نیز مخاطبان حرفه‌ای و کسب‌وکارها را دنبال می‌کنند.

پس اولین سؤال هر برگزارکننده باید این باشد:

این ایونت دقیقاً برای چه کسی است؟

۲. رویداد فقط یک تاریخ در تقویم نیست

یک ایونت خوب قبل از روز برگزاری شروع می‌شود و بعد از پایان برنامه نیز ادامه پیدا می‌کند.

قبل از رویداد:

• معرفی

• ثبت‌نام

• اطلاع‌رسانی

• ارتباط با مخاطب

در روز رویداد:

• ورود

• برنامه

• تعامل

• شبکه‌سازی

• تجربه مخاطب

بعد از رویداد:

• ارتباط با شرکت‌کنندگان

• انتشار محتوا

• بررسی داده‌ها

• دریافت بازخورد

• برنامه‌ریزی برای رویداد بعدی

به همین دلیل، مدیریت ایونت یک کار یک‌روزه نیست.

۳. دورهمی کوچک هم می‌تواند یک رویداد حرفه‌ای باشد

یکی از اشتباهات رایج این است که فکر کنیم برای برگزاری یک ایونت حتماً به سالن بزرگ و صدها شرکت‌کننده نیاز داریم.

در حالی که یک دورهمی تخصصی ۲۰ یا ۳۰ نفره نیز می‌تواند بسیار ارزشمند باشد.

مثلاً:

دورهمی مدیران مارکتینگ

نشست علاقه‌مندان هوش مصنوعی

رویداد کتاب‌خوانی

دورهمی عکاسان

ورکشاپ طراحی

جلسه شبکه‌سازی استارتاپ‌ها

این برنامه‌ها شاید از نظر مقیاس با الکامپ یا یک نمایشگاه بزرگ قابل مقایسه نباشند، اما از نظر تجربه و ارتباط میان افراد می‌توانند بسیار مؤثر باشند.

۴. شبکه‌سازی را نباید به شانس واگذار کرد

در بسیاری از رویدادهای حرفه‌ای، یکی از مهم‌ترین دلایل حضور مخاطب، آشنایی با آدم‌های جدید است.

اما شبکه‌سازی زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که برگزارکننده برای آن برنامه داشته باشد.

می‌توان:

• زمان مشخص برای Networking در نظر گرفت

• نشست‌های تخصصی طراحی کرد

• افراد را بر اساس حوزه فعالیت به هم نزدیک کرد

• فضای گفت‌وگو ایجاد کرد

• برنامه‌های تعاملی برگزار کرد

این موضوع مخصوصاً در رویدادهای کسب‌وکاری و تخصصی اهمیت زیادی دارد.

۵. تجربه مخاطب، بخشی از خود رویداد است

مخاطب از لحظه‌ای که صفحه ایونت را می‌بیند، تجربه رویداد را آغاز می‌کند.

اگر اطلاعات ناقص باشد، ثبت‌نام سخت باشد یا مسیر ورود نامشخص باشد، بخشی از تجربه منفی قبل از شروع برنامه اتفاق افتاده است.

به همین دلیل، برگزارکننده باید به تمام مسیر توجه کند:

کشف رویداد → تصمیم برای حضور → ثبت‌نام → ورود → تجربه → تعامل → پایان → ارتباط بعد از رویداد

این همان جایی است که ابزارهای مدیریت رویداد می‌توانند به برگزارکننده کمک کنند.

ایونتی؛ برای برگزارکننده‌ای که می‌خواهد رویدادش فقط «برگزار» نشود

وقتی تعداد رویدادها، شرکت‌کنندگان و برنامه‌ها بیشتر می‌شود، مدیریت همه چیز به‌صورت دستی سخت‌تر خواهد شد.

ایونتی برای همین مسیر طراحی شده است.

از یک دورهمی کوچک تا یک رویداد تخصصی، ورکشاپ، کنفرانس، نمایشگاه یا ایونت بزرگ، می‌توان مسیر معرفی و مدیریت رویداد را منظم‌تر کرد.

در ایونتی، برگزارکننده می‌تواند از قابلیت‌هایی مانند:

• ساخت صفحه اختصاصی رویداد

• معرفی و انتشار اطلاعات ایونت

• ثبت‌نام

• فروش بلیت

• مدیریت شرکت‌کنندگان

• مدیریت ورود و Check-in

• برنامه‌ریزی و نمایش برنامه رویداد

• تعامل با شرکت‌کنندگان

• دریافت داده و تحلیل عملکرد

استفاده کند.

هدف این نیست که همه رویدادها شبیه هم شوند؛ اتفاقاً برعکس.

هدف این است که برگزارکننده بتواند انرژی بیشتری برای ایده، محتوا و تجربه مخاطب بگذارد و بخش‌های اجرایی را منظم‌تر مدیریت کند.

اگر بخواهیم از رویدادهای معروف ایران الگوبرداری کنیم، از کجا شروع کنیم؟

قرار نیست یک TEDx یا الکامپ جدید بسازید.

بهتر است اول ببینید از هر مدل رویداد چه چیزی می‌توانید یاد بگیرید.

از TEDx می‌توان ساختار ایده‌محور و اهمیت هویت رویداد را دید.

از گارنت می‌توان ترکیب محتوا، گفت‌وگو، فرهنگ و یادگیری را بررسی کرد.

از الکامپ می‌توان مدل ترکیب نمایشگاه با پنل، نشست و رویدادهای تخصصی را دید.

از ایران اکسپو می‌توان اهمیت ارتباطات تجاری و تجربه مخاطب حرفه‌ای را درک کرد.

از اینوتکس می‌توان به نقش شبکه‌سازی و ارتباط میان بازیگران یک اکوسیستم توجه کرد.

و از رویدادهای فرهنگی بزرگ می‌توان فهمید که یک موضوع چطور می‌تواند افراد بسیار متفاوتی را حول یک تجربه مشترک جمع کند.

اما در نهایت، مهم‌ترین سؤال این نیست که:

«چطور شبیه یک رویداد معروف شویم؟»

سؤال بهتر این است:

«چطور رویدادی بسازیم که مخاطب دلیل مشخصی برای آمدن داشته باشد؟»

معروف‌ترین رویدادهای ایران را چطور پیدا کنیم؟

اگر علاقه‌مند به شرکت در ایونت و رویداد هستید، فقط رویدادهای بسیار بزرگ را دنبال نکنید.

گاهی یک ورکشاپ تخصصی، یک دورهمی کوچک یا یک نشست چندساعته می‌تواند تجربه‌ای ارزشمندتر از یک برنامه بسیار بزرگ ایجاد کند.

در انتخاب یک رویداد، به این موارد توجه کنید:

• موضوع رویداد

• مخاطبان

• سخنرانان یا برگزارکنندگان

• نوع برنامه

• محل برگزاری

• زمان

• هزینه

• امکان شبکه‌سازی

• محتوای برنامه

• تجربه‌ای که قرار است دریافت کنید

این نگاه کمک می‌کند به جای اینکه فقط بپرسید «چه ایونتی معروف است؟»، بپرسید:

«کدام رویداد برای من مناسب‌تر است؟»

جمع‌بندی؛ ایران پر از داستان‌های رویدادی است

از یک TEDx که ایده‌ها را محور خود قرار می‌دهد تا گارنت که فرهنگ، هنر، یادگیری و گفت‌وگو را به رویداد تبدیل می‌کند؛ از الکامپ که صنعت فناوری را گرد هم می‌آورد تا ایران اکسپو و رویدادهای تجاری و اینوتکس که شبکه‌ای از فعالان فناوری و نوآوری را کنار هم قرار می‌دهند، هرکدام یک مدل متفاوت از ایونت و رویداد را به نمایش می‌گذارند.

اما چیزی که یک رویداد را ماندگار می‌کند فقط تعداد شرکت‌کنندگان یا بزرگی سالن نیست.

یک رویداد خوب، دلیل خوبی برای دور هم جمع شدن آدم‌ها دارد.

گاهی این دلیل یک ایده است.

گاهی یادگیری.

گاهی کسب‌وکار.

گاهی هنر و فرهنگ.

گاهی شبکه‌سازی.

و گاهی فقط یک تجربه متفاوت.

اگر شما هم یک ایده برای ایونت، رویداد یا دورهمی دارید، لازم نیست منتظر بمانید تا ایده‌تان به اندازه یک نمایشگاه بزرگ شود.

از یک جمع کوچک شروع کنید، مخاطب خودتان را پیدا کنید و تجربه‌ای بسازید که ارزش حضور داشته باشد.

ایونتی می‌تواند در مسیر صفر تا صد رویداد، از معرفی و ثبت‌نام و فروش بلیت تا مدیریت شرکت‌کنندگان و ورود به ایونت، در کنار شما باشد.

ایده رویدادتان را از روی کاغذ بیرون بیاورید و به یک تجربه واقعی تبدیل کنید.